O surgimento da administração legal

 

A busca pela eficiência nos processos de gerenciamento, dentro de uma economia globalizada e cada dia mais competitiva, é algo que representa um ganho expressivo de competitividade e de reconhecimento por parte do cliente

Por Josiano Cesar

 

O crescimento na demanda por serviços jurídicos, ocasionado em grande parte pela dinâmica mercadológica estimulada pelo processo de globalização econômica, passou a exigir que os advogados dedicassem mais tempo aprimorando seus conhecimentos e investindo na melhoria de sua capacitação profissional. Aliado a isso, a morosidade dos trâmites processuais contribuiu para que eles se inserissem em um cenário de escassez de tempo ainda maior, reduzindo ou praticamente eliminando o tempo que dedicavam às atividades administrativas do escritório e, consequentemente, perdendo eficiência e qualidade na gestão de sua profissão.

O processo de profissionalização da administração de escritórios e associações de advogados torna-se, então, necessária para que a própria empresa (o escritório jurídico) possa sobreviver aos desafios mercadológicos, frutos de uma concorrência cada vez mais acirrada, competitiva e globalizada.

A Administração Legal surge como uma ferramenta para auxiliar os advogados a criarem e aplicarem estratégias que lhes permitam focar-se no mercado, explorando seu potencial com dedicação integral de tempo às suas atividades, dedicando-se à geração de receitas para a empresa enquanto o administrador dedica-se ao gerenciamento dos recursos necessários para a atuação da equipe do escritório.

O principal papel do Administrador Legal é gerenciar os processos internos e fornecer suporte administrativo e de gerenciamento financeiro para o desempenho das atividades cotidianas do escritório, desenvolvendo estratégias competitivas e fornecendo informações aos sócios para que estes possam tomar suas decisões baseadas em informações confiáveis e precisas, e liberando-os para conduzir a equipe técnica profissional na supervisão do trabalho jurídico.

Particularmente, desde a década de 1990 o mercado jurídico brasileiro vem passando por um aumento expressivo na demanda por serviços jurídicos proporcionado pelo crescimento das grandes empresas e da economia nacional, da elevação dos processos de fusões e aquisições de empresas, pelos processos de privatização e por outros fatores influenciados pelo advento da globalização. Em face disto, começou-se a exigir uma maior especialização dos escritórios e mais rapidez nos processos de comunicação interna e externa.

Segundo Salém (2006), em função da elevação da complexidade na gestão de relacionamentos com clientes e do agravamento da concorrência – ocasionado pelo ingresso anual de 70 mil bacharéis de Direito no mercado brasileiro, somados ao atual contingente de mais de 445.000 advogados -, o mercado brasileiro passou a ser ainda mais exigente e seletivo.

Em face do tradicionalismo observado na atividade jurídica, isto se comparado aos demais setores da economia, os sócios de escritórios estão se vendo obrigados a mudar sua forma tradicional de gerenciar seus escritórios. As mudanças de mercado passam a exigir que o negócio seja cada vez mais eficiente, competitivo e lucrativo.

Visando melhorar o desempenho do escritório, cada participante da equipe deve colaborar para a melhoria contínua do processo de prestação de serviço junto ao cliente, utilizando de maneira eficaz e eficiente suas habilidades. Em se tratando do responsável pelo desempenho das funções gerenciais e administrativas, existe uma forte tendência em se trazer para a equipe um profissional que utilize – com conhecimento científico – seu trabalho e experiência para gerenciar a rotina dos escritórios de advocacia.

Quando se tem um administrador presente dentro do escritório, os advogados podem se dedicar ao que realmente foram preparados para fazer: Advogar. O administrador, por sua vez, irá dedicar-se ao gerenciamento e à elaboração de estratégias competitivas para o escritório.

A grande vantagem competitiva observada quando da utilização do Administrador Legal nos escritórios e bancas jurídicas é que este se responsabiliza pelo planejamento de estratégias competitivas visando melhorar sua atuação, deixando livres os profissionais do Direito para se dedicarem exclusivamente ao seu ofício: a advocacia.

Nos Estados Unidos, a figura do Legal Administrator ou Administrador Legal, existe há mais de 30 anos, sendo interessante pontuar que, em 1971, foi formada a Association of Legal Administrators (ALA), com vistas a melhorar a qualidade da administração em organizações prestadoras de serviços jurídicos, promover e enaltecer a competência e o profissionalismo dos Administradores Legais e todos os membros da equipe administrativa. (SALÉM, 2006, p. 75)

Já no Brasil, foi criado no ano de 2003 o Centro de Estudos de Administração de Escritórios de Advocacia (CEAE), com o objetivo de proporcionar o desenvolvimento da Administração Legal através da troca de experiências, promovendo discussões, estudos e divulgando as mais modernas técnicas utilizadas na área de gestão jurídica.

Áreas de atuação do Administrador Legal

Dentro de um escritório ou sociedades de advogados, o Administrador Legal é o profissional a quem os donos do escritório ou banca delegam as funções de planejamento estratégico e todas as áreas da empresa, possuindo também responsabilidades sobre o controle financeiro, a administração de pessoal, o desenvolvimento de políticas internas, o desenvolvimento de estratégias corporativas, a gestão de sistemas, de espaço físico, de inventário e o gerenciamento de marketing, além de se responsabilizar por criar processos e procedimentos necessários para que o escritório seja a cada dia mais eficiente.

O Administrador Legal gerencia as funções de planejamento e do negócio, assim como as operações globais de um escritório de advocacia. Ele se reporta ao sócio-administrador ou ao comitê de administração e participa de reuniões gerenciais. Além da responsabilidade geral de controle e de planejamento financeiro, administração de pessoal, instalações físicas e sistemas, o Administrador Legal identifica e planeja as necessidades de mudança da organização, divide responsabilidades com os ‘donos’ do escritório, relacionadas ao planejamento estratégico, políticas internas, gerência de prática jurídica e marketing, e ainda contribui com uma administração eficiente junto à organização (SALÉM, 2006, p. 76)

Ao se analisar as afirmações de Salém, nota-se que todas as funções citadas acima são desenvolvidas em maior ou menor grau em qualquer escritório jurídico, independente de seu porte ou grau de organização. Porém, em escritórios que possuem equipes jurídicas menores, acaba sendo comum que a figura do Administrador Legal seja desenvolvida por um sócio advogado em função da escassez de recursos financeiros para contratar um administrador profissional. Todavia, superada esta fase, torna-se indispensável a presença do Administrador Legal para que o escritório possa se manter atuante e competitivo.

Ainda de acordo com Salém (2006), quando se trata de escritórios de médio porte (que possuem de 30 a 100 advogados), o Administrador Legal normalmente não exerce função de supervisionar o trabalho dos advogados. Ele atua como uma espécie de “gerente dos gerentes” e supervisiona um time de especialistas funcionais e, normalmente, se responsabiliza por uma ou mais funções administrativas.

Quando se trata de grandes escritórios (que normalmente possuem mais de 100 advogados), o papel do Administrador Legal supera as funções administrativas e requer uma participação mais ativa no gerenciamento do escritório e na condução dos negócios, exigindo uma integração do Administrador Legal no gerenciamento da prática jurídica e objetivando a melhoria contínua na utilização dos recursos.

O Administrador Legal atua, ainda, em Departamentos Jurídicos Corporativos e Governamentais, onde é o responsável pelo gerenciamento burocrático das atividades jurídicas, interagindo de perto com todos os departamentos que apoiem a corporação ou a instituição governamental em que está inserido.

Responsabilidades e Habilidades do Administrador Legal

As responsabilidades do Administrador Legal interagem sinergicamente em todas as operações diárias de um escritório, possuindo deveres e obrigações específicas que variam de acordo com o porte do escritório administrado. Em função da dinamicidade do mercado e da elevação no número de concorrentes, estas responsabilidades podem se alterar de acordo com o porte do escritório, exigindo que o Administrador Legal assuma algumas responsabilidades adicionais.

Ainda assim, independente do tamanho do escritório, é o Administrador Legal quem gerencia as funções de planejamento e as operações gerais, identificando e planejando as necessidades de mudanças organizacionais. De acordo com Salém (2006), o Administrador Legal gerencia diretamente ou através de uma equipe as seguintes áreas:

  • Administração Financeira: Planejamento, previsões, orçamento, análise de discrepância, análise de rentabilidade, informe financeiro, contabilidade geral, distribuição de lucros, faturamento e cobrança, controle de fluxo de caixa, relações bancárias, investimentos, planejamento fiscal, contas a pagar e outras funções de administração financeira;
  • Administração de Recursos Humanos: Recrutamento, seleção, treinamento e desenvolvimento, avaliação de desempenho, administração salarial, elaboração de plano de carreira, relações empregatícias, motivação, aconselhamento, disciplina, demissões, administração de benefícios, sistemas de dados de pessoal, definição de função, alocação de recursos e outras funções e administração de recursos humanos para a equipe legal, paralegal e pessoal de apoio;
  • Administração de sistemas informacionais: Análise de sistemas, auditorias operacionais, análise de custo-benefício, projeto de sistemas computacionais, programação, desenvolvimento de sistemas, serviços de informação, administração de dados, administração de biblioteca, automação de escritório, sistemas de construção de documentos, armazenamento e recuperação de informações, telecomunicações, sistemas de prática jurídica e outras funções de administração de sistemas;
  • Administração de Instalações: Planejamento e projeto de layout, compras, controle de inventário, reprografia, armazenamento de registros, serviços de recepção/controle, telecomunicações, segurança, correspondências, mensageiro e outras funções de administração de instalações;
  • Administração Geral: Planejamento estratégico e tático, desenvolvimento empresarial, administração de risco, controle de qualidade, desenvolvimento organizacional, planejamento dos processos do escritório e outras funções de administração geral;
  • Administração de Prática Jurídica: Recrutamento de advogados, treinamento e desenvolvimento de advogados, supervisão de assistente legal, controle de qualidade de produto, padrões profissionais, sistemas de prática substantivas e outras funções de administração de prática jurídica; e,
  • Marketing: Administração de análise de responsabilidade de cliente, previsão de oportunidades empresariais, planejamento, desenvolvimento de cliente, aumento da visibilidade, assessoria de imprensa, construção de marca e imagem do escritório. Em termos comparativos, os requisitos necessários para desempenhar a função de Administrador Legal são similares às de um COO (Chief Operating Officer) de uma empresa tradicional e nos escritórios americanos essa função já foi batizada de CLO (Chief Legal Officer). (SALÉM, 2008, p. 4)

Salém (2006) afirma ainda que o Administrador Legal deve possuir excelentes habilidades em gestão de pessoas, liderança, negociação, organização, boa comunicação escrita e oral, foco em resultados, gerenciar conflitos e delegar tarefas, procurando promover uma sinergia entre os advogados e a equipe de apoio operacional que leva o escritório ou associação de advogados a potencializar sua vantagem competitiva no mercado.

6.3 Formação Técnica

Para que a atividade administrativa possa ser desempenhada com conhecimento científico, o Administrador Legal deve possuir curso de graduação em Administração com ênfase nas áreas de finanças, recursos humanos, tecnologia ou marketing e possuir o registro junto ao órgão de regulamentação profissional (CRA). Quando se fala em administração Legal no Brasil, seus estudos ainda são relativamente recentes, existindo pouca literatura específica sobre o assunto disponível no mercado brasileiro.

O estudo da Administração Legal já é objeto de inúmeros cursos de graduação e pós-graduação no exterior. Pode-se citar, nos EUA, o curso de Master of Science in Legal Administration oferecido pela University of Denver College of Law; o curso de Legal Administration oferecido pela Eastern Michigan University; o curso de Legal Administration Bachelor of Arts, oferecido pela University of Detroit Mercy. Consta também na Austrália o curso de Bachelors of Business (Legal Administration) pela RMIT University. (SALÉM, 2006, p. 81)

Ainda segundo Salém (2006), fazem parte da estrutura curricular dos cursos estrangeiros, as disciplinas de: Introdução ao Direito, Gerenciamento de Escritório de Advocacia, Análise e Pesquisa Legal, Contabilidade Legal, Informática aplicada ao Escritório de Advocacia, Marketing Jurídico, Ética para o Administrador Legal, Finanças do Escritório de Advocacia, Relações de Emprego no Escritório de Advocacia e Psicologia.

No Brasil, a profissão de Administrador Legal ainda está em fase embrionária, sendo que existe somente um curso regular disponível, o curso de Gestão de Serviços Jurídicos, oferecido pela Fundação Getúlio Vargas, em São Paulo. Segundo Salém (2006), o curso oferecido pela Universidade brasileira apresenta a seguinte estrutura curricular: Teoria Geral da Administração, Gestão da Sociedade de Advogados, Gestão de Departamentos Jurídicos, Gestão de Suporte Administrativo, Contabilidade e Gerenciamento Financeiro, Gestão de Conhecimento, Recursos Humanos, Fusões, Associações e Alianças Estratégicas, Técnicas de Negociação, Informática e Tecnologia, Marketing para Serviços Jurídicos e Gestão Estratégica para Serviços Jurídicos.

A formação técnica dos cursos do Brasil e do Exterior está voltada para que o interessado na carreira de Administrador Legal aprenda fundamentos de administração, contextualizando com gestão de escritórios jurídicos, despertando um processo de mudança e tendências no mercado brasileiro e mundial. Um dos maiores desafios do Administrador Legal é, exatamente, mudar a crença existente nos escritórios de que é um advogado que deve se responsabilizar pela gestão de autoridades e responsabilidades. Caberá, pois, ao Administrador Legal, demonstrar competência, capacidades e habilidades para ganhar a confiança e o respeito dos advogados, encontrando, desta forma, uma maneira de valorizar sua profissão no mercado jurídico. Vantagens da Administração Legal para os escritórios jurídicos

As vantagens da Administração legal podem ser percebidas em diversos momentos do desempenho das atividades em um escritório jurídico. É uma atividade que contribui para o desenvolvimento das atividades burocráticas e estratégicas, deixando os Advogados com tempo para focarem-se nas demandas jurídicas. Ela é fundamental para os escritórios que começam a ganhar notoriedade dentro do mercado e começam a expandir sua atuação.

Sobre esse tema, Roberto Carvalho Cardoso, então presidente do Conselho Regional de Administração de São Paulo, em palestra proferida no Seminário Nacional de Administração de Escritórios de Advocacia e Jurídicos afirmou: Com o crescimento da empresa, o dono, mesmo tentando – ou querendo – gerir o negócio da mesma forma de quando estava sozinho, vai, aos poucos, distanciando-se da linha inicialmente traçada. Com a perda de foco, ele começa a fazer coisas para as quais não está preparado. Em outras palavras: se quiser continuar desempenhando bem sua atividade terá de contratar alguém para administrar a parte burocrática do negócio. (CARDOSO, 2005 [ON LINE])

Os papéis desempenhados pelos profissionais da área de Direito e Administração são distintos, o que permite que o trabalho de Administrador contribua para o desenvolvimento de um bom trabalho dos advogados de um escritório jurídico. Cardoso afirma ainda que “é a partir desse ponto que a Administração Legal passa a ser preponderante para os escritórios de advocacia”. Segundo ele: Cada profissão tem o seu foco e ambas se complementam […] a presença do administrador no escritório de advocacia permite ao advogado concentrar-se no seu core business (negócio central) […] embora muitos advogados relutem em entregar tarefas administrativas para quem entende do assunto, é fácil entender o papel de cada um: o advogado gera receitas; o administrador gerencia recursos. (CARDOSO, 2005 [ON LINE]).

Ao optar por profissionalizar a gestão de um escritório jurídico, os proprietários poderão se beneficiar de várias vantagens que serão geradas por esta decisão. Dentre elas, destacam-se duas que podem ser consideradas como as principais: a vantagem financeira e a vantagem estratégica.

1ª – Vantagem Financeira:

Os profissionais da área de Direito, em sua maioria, possuem salários atrelados à sua atuação nas demandas jurídicas. É práxis, no Brasil, os advogados cobrarem seus honorários através de um percentual sobre as causas defendidas. Este acerto é pactuado antecipadamente junto ao cliente e, normalmente, deve ser de 20% sobre o valor da causa, no mínimo. Segundo reportagem publicada na revista “Advogados Mercado & Negócio”, renomada publicação da área jurídica no Brasil, em uma reportagem de Rodrigues & Lemos, titulada “A remuneração na Advocacia”, o salário médio de um advogado brasileiro é de: […] Para um Advogado Sênior – a média salarial gira em torno de R$ 5.500,00 a R$ 11.000,00. […] Em São Paulo, atualmente, um advogado júnior ganha, em média, de R$ 1.800,00 a R$ 2.200,00 […] E um Advogado Pleno recebe entre R$ 4.000,00 a R$ 6.500,00. (RODRIGUES & LEMOS, 2009, p. 50).

Um Administrador, por sua vez, possui uma remuneração bem menor que a de um Advogado Sênior. Segundo determinação da Federação Brasileira de Administradores, conforme aprovação em assembleia realizada dia 12 de Dezembro de 2008, o salário referência para a categoria de Administrador deve ser de R$ 2.917,00.

Considerando o fato de que, quando um escritório jurídico é gerenciado pelo sócio, este normalmente é um sócio Sênior, podemos concluir que a diferença salarial existente entre esses dois profissionais pode variar de R$ 2.583,00 (considerando o salário de R$ 5.500,00 do advogado Sênior) a R$ 8.083,00 (considerando o salário de R$ 11.000,00), ou seja, na média, podemos dizer que essa diferença é de R$ 5.333,00.

Quando consideramos um salário médio de um Advogado Sênior na ordem de R$ 8.250,00 (5.500,00 +11.000,00)/2 e uma carga horária de trabalho de 160 horas mensais, poderemos atribuir-lhe uma remuneração de R$ 51,56 por hora de trabalho. E, se a mesma consideração fosse realizada para um Administrador, considerando a mesma carga horária de trabalho, teríamos uma remuneração de R$ 18,23 por hora (R$ 2.917,00/160), o que seria suficiente para concluir que a hora de trabalho de um Advogado Sênior é 2,83 vezes mais cara que a hora de trabalho de um Administrador.

Considerando que, ao desempenhar as funções administrativas, um Advogado dedique 50% de seu tempo a esse ofício, poderíamos afirmar que ele deixaria de ganhar R$ 4.124,80, o que seria suficiente para pagar o salário de um Administrador para dedicar-se em tempo integral à empresa e ainda economizaria R$ 1.207,80. Ou seja, além de ser mais especializada, a mão-de-obra do Administrador é quase três vezes mais barata que a mão-de-obra de um Advogado Sênior.

2ª – Vantagem Estratégica:

Quando se tem um profissional da área de administração atuando dentro do escritório, é possível desenvolver uma filosofia de trabalho pautada em conhecimentos científicos. Quando não se tem esse profissional, as ações desenvolvidas serão baseadas pura e simplesmente no conhecimento teórico ou no empirismo.

A vantagem estratégica da presença do Administrador em um escritório jurídico consiste no fato de que este poderá dedicar-se exclusivamente às ações de gestão do escritório, focando seus trabalhos nos objetivos determinados pelos proprietários do negócio, ao passo que, quando esta função é desempenhada por um advogado, ele precisa compartilhar seu tempo com o desempenho de outras tarefas, fazendo um pouco de tudo e comprometendo a qualidade das ações gerenciais. Segundo Drucker (apud David, 2003, p. 3), “É preciso estabelecer prioridades. O pior que se pode fazer é um pouco de tudo”.

Para que um escritório jurídico se destaque no mercado, ele precisa estabelecer prioridades e estas precisam ser focadas. O escritório precisa agir de maneira estratégica e, para tanto, precisa ter os profissionais qualificados no desempenho de cada função, profissionais que pensem estrategicamente.

O Administrador Legal bem sucedido cria processos e procedimentos que são necessários ao escritório para que este opere com máxima eficiência – e em alto nível de lucratividade. Ele traz técnicas profissionais de gerenciamento à prática profissional da advocacia. (SALEM, 2008)

As técnicas profissionais introduzidas por um administrador em um escritório jurídico colaboram para que o escritório possa ser mais bem gerenciado e possa desenvolver estratégias competitivas que o ajudem a diferenciar-se no mercado. Quando não se tem um Administrador Legal dentro do escritório, a falta de habilidades técnicas pode causar um prejuízo maior que qualquer prejuízo financeiro ao escritório. Por isso, o Administrador Legal é o profissional mais adequado para o desempenho das funções estratégicas e de gestão em um escritório jurídico.

Fonte: site administradores.com.br – 08abril2015