Como evitar desperdícios através do Gerenciamento

Ralo

A ferramenta de gestão chamada Gerenciamento de Processos trata da forma como as organizações produzem ou executam os seus serviços ou produtos. A RESULTATO utiliza o Gerenciamento de Processos para fundamentar o seu trabalho técnico de organização nos Escritórios de Advocacia. O Gerenciamento por Processospossibilita o desenvolvimento organizacional do Escritório em forma de alavanca para novas, maiores e importantes etapas para a diferenciação no mercado.

Todas as partes do Escritório são feitas de processos (conjunto de atividades e tarefas), desde a Telefonia, Entrada de Clientes, Chegada de uma Publicação a Controle de Prazos e assim por diante.

O objetivo de um Escritório é atender a demanda de seu Cliente, executando as operações necessárias junto ao Poder Judiciário, mas gerenciando, dentro do Escritório, a sequência de todos os processos individuais que resultam nos serviços prestados ao Cliente.

Na atualidade podemos afirmar que a tendência dos escritórios é trabalhar de forma reativa ou seja, os escritórios contornam as origens de falhas e erros e buscam minimizar suas consequências, mas, neste caso, muitas vezes, o Cliente já foi afetado.

O principal objetivo de se mapear processos ou fluxo de tarefas é identificar e eliminar onde estão ocorrendo erros, falhas, retrabalhos, repetições, retirando, então, esses obstáculos da rotina do negócio e, consequentemente do reflexo dos mesmos ao Cliente. O ponto ideal é quando essas barreiras são localizadas e removidas de forma proativa ou seja, sem que o Cliente perceba qualquer alteração em seu ambiente. Podemos dizer que fazer uso do Gerenciamento de Processos é ser proativo, ou seja, prevenir a ocorrência dos erros e falhas, melhorar a produtividade dos recursos, realizar análise de tendências, identificar pontos vulneráveis e fraquezas.

Relacionamos, abaixo, de forma exemplificativa, as facilidades e vantagens oferecidas com o uso do Gerenciamento de Processos:

    • Identificação de desperdícios – Consideramos que o ferramental Gerenciamento de Processos representa o melhor modo de trazer visibilidade ao fluxo de informações e tarefas do Escritório de Advocacia. Isto porque, quando mapeamos os fluxos em papel, conseguimos identificar desperdícios inerentes a cada atividade com maior facilidade. Com a visualização do desenho do trajeto físico do fluxo de atividades do Escritório encontramos muitas vezes caminhos tortuosos até a chegada a seu ponto final, passando por departamentos, áreas e funções desnecessários.
    • Enxergar o Fluxo Interno – Para melhorar os processos administrativos-jurídicos, primeiro temos que ‘enxergar’ o fluxo para então conseguir levantar os desperdícios ao longo das atividades.
    • Alavanca para o Desempenho – O Gerenciamento por Processos é uma alavanca para o desempenho, porque após a existência dos fluxos desenhados e visualmente disponíveis, podemos dizer que está criada a infraestrutura para o aperfeiçoamento sistemático e contínuo do desempenho. E a partir de então, as melhorias acontecem como se fossem alavancadas.

Ao acelerar os processos, os gargalos ficarão expostos e novamente o processo decisório deverá ter maior qualidade. Ao ser bem-sucedida na superação desse desafio, sua confiabilidade aumentará, ela terá mais tempo para dedicar a atividades de planejamento e se tornará uma organização muito mais flexível”, nos diz Chiavenato (2010) “

    • Indicadores para tomada de decisões- Redesenhados os processos, passamos a medir as realizações das atividades através de quantificações, apontando tempos e recursos. Assim, temos, constantemente oportunidades de otimizações e racionalizações a serem obtidas através de tomadas de decisões realizadas pela análise dos Indicadores.
    • Um escritório é tão bom quanto os seus processos- Os Processos devem responder aos requisitos da Organização e dos Clientes.
    • Melhoria Financeira- O resultado financeiro do trabalho de Gerenciamento de Processos fica evidente, quando os custos que eram até então invisíveis, são eliminados e transparecem, então, como aumento de rentabilidade.

 

Portanto, ao se optar por manter a organização visualmente disponível em mapas com os desenhos de seus movimentos internos, a Alta Administração tem em seu poder o controle de seu negócio, uma vez que passará a dispor do padrão de atuação de toda a sua Equipe e a possibilidade do crescimento sadio com contratações pontuais para funções específicas e pré-definidas pelo trabalho de redesenho dos processos de trabalho.

 

    • Fale com a RESULTATO e conheça quais os desempenhos do seu Escritório podemos apoiar e ajudar a desenvolver de forma personalizada, adequando os serviços prestados pelo seu Escritório ao Seu Cliente.
    • RESULTATO: 51.3222.2271 ou 51.9969.61.59 ou marisa@resultato.com.br