Centralizar Controles e Administrar o Escritório de Advocacia

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Por Marisa Golin da Cunha – Artigo publicado no Portal Adminitradores

Manter um escritório de advocacia competitivo exige uma equação que confronta produtividade, eficiência, alta lucratividade e custos menores. A partir desta afirmação, o que deve ser feito para se dispor de um escritório competitivo?

Ser bom no Direito é o mínimo que um cliente espera encontrar, quando procura um advogado. Assim, a resposta à pergunta acima não é completa se a respondêssemos com essa assertiva. A gestão do escritório é a resposta. Esta fará a diferença ou, mais precisamente, a organização do escritório!

A resposta rápida, a agilidade e o acerto da tarefa na primeira vez em que ela é realizada são estas as prerrogativas que encantam o cliente que, como todos nós, não tem mais tempo a perder. O advogado, porém, foi preparado, durante a faculdade, com técnicas apropriadas para advogar, mas não o foi para administrar o seu negócio. Assim, é comum encontrarmos nos escritórios de advocacia os sócios tentando administrar e advogar ao mesmo tempo.

Este assoberbamento e mistura de funções e atividades por parte dos sócios tende a ocasionar baixo rendimento técnico e financeiro/administrativo, uma vez que a gama de atividades a seguir relacionadas são tão variadas que exigiriam pessoal capacitado especificamente para sua gestão: realizar o controle das finanças, mantendo o escritório com produtividade e lucratividade, menores custos e máxima eficiência, gerir pessoas e a organização de seu espaço físico, promover a manutenção da infraestrutura e ainda captar clientes e reter esses clientes.

Nas bancas americanas é comum encontrar um sócio advogado que não mais advogada e se especializa em gestão ou, ainda, um administrador incorporado à sociedade se dedicando tão somente à gestão do escritório. No Brasil, no entanto, ainda temos dificuldade em encontrar os sócios delegando a gestão do escritório a profissionais qualificados em administrar.

Apostar na excelência da gestão administrativo-financeira do escritório é uma das maneiras que pode transformar o negócio. Frisamos, porém, que a excelência da gestão do escritório não é somente a administrativa-financeira. Afora a esta gestão, os escritórios deveriam também dispor de um setor de organização de controles jurídicos. Esse setor concentra todas as atividades que não envolvem o direito material, mas que fazem parte dos procedimentos internos do escritório em relação ao processo, podemos chamar este setor de “Controladoria Jurídica”.

A qualidade da organização processual-jurídica que a “Controladoria Jurídica” pode oferecer ao escritório, permite que os advogados concentrem seus esforços na dedicação a escrever suas peças, nas suas estratégias processuais, estudos e principalmente no tempo destinado a atender e ouvir seu cliente, entre outras atividades, que ficam prejudicadas pela sempre alegada “falta de tempo”. Delega-se para a “Controladoria Jurídica” os controles, por exemplo, das notas de expediente, contagem e controle de prazos, diligências, arquivos físicos e virtuais, pastas, entre outros.

Integrar diferentes áreas de conhecimento com suas técnicas específicas também na gestão do escritório de advocacia é estratégia de desenvolvimento e permanência no mercado. Orquestrar essas diferentes áreas rumo a objetivos e metas concretas são os novos desafios da alta administração de escritórios modernos.

Marisa Golin da Cunha é diretora da Resultato Projetos Empresariais