A forma como nós, advogados, aprendemos a trabalhar está errada

Como a aplicação de metodologias ágeis impactará o dia a dia das atividades jurídicas

Por Bruno Figueroa (*)

A pandemia e o ano de 2020 veio para nos ensinar muita coisa, principalmente que não temos certeza e controle sobre absolutamente nada. Vivemos num ambiente de extrema incerteza, que muda a todo instante, inclusive no nosso ambiente de trabalho. O que é certo hoje, amanhã pode não existir mais, tal como aconteceu recentemente com o episódio da fábrica da Ford no Brasil.

Esse cenário de alta instabilidade tem forçado escritórios de advocacia e departamentos jurídicos ao redor do mundo inteiro a adotar modelos de trabalhos mais enxutos, com menos custo e focados em entregar valor real aos seus clientes.

É o que o professor Richard Susskind, cita em seu livro, Tomorrow Lawyers: An Introduction to Your Future (2013), como o desafio do “mais por menos”. Segundo o autor, clientes e consumidores estão exigindo cada vez mais qualidade nos serviços jurídicos e propensos a pagar cada vez menos.

Ou seja, a forma como, nós, advogados, trabalhamos precisa ser modificada para dar lugar a um regime que preze a eficiência das atividades jurídicas, para conseguirmos entregar mais resultados com um custo menor.

Toda essa pressão externa nos aponta a uma necessidade imediata de modificarmos a forma como nós trabalhamos, para darmos espaço a uma abordagem mais ágil e flexível que consiga responder a esse cenário.

Por isso que, na visão de Susskind, a melhor forma de se evitar uma queda drástica no faturamento dos escritórios é, de fato, “mudando completamente a forma de se trabalhar[1]. E essa mudança representará uma ruptura completa na forma como nós estamos acostumados a trabalhar há anos.

Realidade do mundo jurídico: serviços do século XX com cobranças do século XXI

Quando digo que essa mudança causará uma ruptura no modelo tradicional de trabalho é porque mudar a forma como trabalhamos mudará completamente a forma como prestamos e precificamos o nosso serviço.

Ora, se a regra do jogo agora passa a ser a entrega de mais resultado com menos custo, como subsistir um regime de cobrança que estimula a própria ineficiência, baseada apenas nas horas trabalhadas? Além de ser algo contra-intuitivo, cria-se um conflito de interesses desnecessário entre cliente e advogado.

Entender esse novo cenário pautado na eficiência nos faz refletir sobre a forma como gastamos nosso tempo no trabalho e como podemos otimizar nossas atividades para conseguirmos entregar mais resultados gastando o menor tempo possível.

A fórmula para isso é evidente: focando mais tempo no que, de fato, é importante e menos tempo com atividades acessórias, de baixa complexidade intelectual e que não agregam valor ao resultado final do serviço.

Mas enquanto o mundo está cada vez mais ágil, descentralizado e colaborativo, a maioria dos advogados ainda continua praticando os velhos hábitos de sempre e acreditando que essa é maneira correta de trabalhar, simplesmente porque foi assim que aprenderam.

Uma pesquisa feita recentemente pela Lawgile, startup jurídica que desenvolve soluções para auxiliar advogados com a gestão ágil de tarefas, mostrou que mais de 50% dos advogados costumam gastar mais de 1 hora lendo e outras 1 hora apenas escrevendo e-mails por dia. Alguns chegam a gastar até mesmo 5 horas na caixa de entrada por dia.

Isso sem contar no tempo gasto com reuniões internas e na comunicação entre membros das equipes, muitas vezes feita por aplicativos de mensagens instantâneas, que além de contabilizar ainda mais horas despendidas com atividades de baixo valor, também prejudica na concentração de boa parte dos advogados.

Ou seja, convivemos num cenário de completa ineficiência, onde boa parte do dia é gasto com atividades repetitivas, de baixa complexidade intelectual, e a outra de forma improdutiva, com interrupções de todas as formas imagináveis.

A consequência disso é a necessidade de ter que trabalhar aos finais de semanas e feriados para recuperar o tempo perdido, realidade para aproximadamente 60% dos advogados, segundo afirma a pesquisa.

Explicando a cultura ágil

No final da década de 90 e início dos anos 2000, a indústria do software sofria pressões constantes de clientes e consumidores em decorrência do método de trabalho tradicional utilizado no desenvolvimento de produtos.

Os projetos costumavam demorar muito para serem entregues e comumente estouravam o orçamento pré-estabelecido no contrato, o que só gerava estresse e ansiedade no trabalho dos desenvolvedores (qualquer semelhança com o mundo jurídico não é mera coincidência).

Foi, então, que um grupo de desenvolvedores se reuniu para discutir práticas de trabalho mais flexíveis e daí surgiu o Manifesto Ágil, um conjunto de valores e princípios criados para dar sustento a uma nova forma de trabalho.

Basicamente, este grupo de indivíduos entenderam que indivíduos e interações valiam mais do que processos e ferramentas; que softwares em funcionamento valem mais que uma documentação abrangente; a colaboração com o cliente vale mais do que a negociação de contratos; e responder a mudanças mais do que seguir um plano. A partir desses valores, estruturas de trabalho foram montadas para colocá-los em prática.

O “agile” se tornou uma filosofia onde times auto-organizados trabalham em um ritmo acelerado, utilizando uma estrutura de trabalho criada em torno do processo de aprendizagem com a própria equipe e feedbacks constantes do cliente.

Esse novo formato de trabalho ajuda com que times consigam reformular tanto o que oferecem aos seus clientes quanto a forma como operam internamente, transformando o ambiente e tornando o trabalho das pessoas muito mais gratificante ao estimular ambientes com mais autonomia, colaboração e transparência.

E é aqui que essas metodologias terão um forte impacto na forma em que estamos acostumados a trabalhar dentro do mercado jurídico.

Hoje em dia ainda é muito comum ver times jurídicos desestimulados, com baixa produtividade, quase nenhuma colaboração, pouca transparência e uma cultura muito individualista. Cada um cuida apenas das suas próprias atividades e há pouca – ou quase nenhuma – interação entre os integrantes.

Em estruturas ágeis como o Scrum, por exemplo, a equipe tem ampla autonomia para escolher como irá fazer o trabalho, apesar de ser a gerência quem define qual trabalho será feito. Todos trabalham juntos e visualizam as tarefas de todo mundo. Não há segregação de informações e todos, independente do cargo ou tempo de carreira, são igualmente responsáveis pelos resultados obtidos.

O ambiente estimula a inovação e a participação entre todos da equipe, com uma intensa colaboração durante a realização dos trabalhos. Exatamente o que falta para a grande maioria dos escritórios e departamentos jurídicos, ainda muito divididos em silos.

Futuras mudanças nos times jurídicos

A aplicação desses conceitos e valores da cultura ágil no mundo jurídico mudará tanto a forma como os advogados se relacionam externamente, com o cliente, quanto internamente, dentro das equipes jurídicas.

1. Relação com o cliente:

A melhor forma para reagir a um cenário de intensas mudanças e incertezas é colaborar com o cliente.

Só assim você conseguirá adaptar uma solução jurídica com muito mais rapidez e entregar um serviço muito mais eficiente.

Colocando o cliente no centro, o profissional passa a ter uma série de feedbacks extremamente preciosos sobre como o serviço que está sendo prestado e insights que podem ajudar na construção da solução jurídica, seja ela um contrato ou uma negociação com uma parte contrária.

Colaborar com o cliente significa incluí-lo na construção da solução jurídica e envolvê-lo na tomada de decisões em conjunto. Significa dizer que não há “nós” contra “eles”. Todos trabalham juntos em prol de um mesmo resultado.

E para existir colaboração, é preciso existir transparência do trabalho que está sendo executado pelos advogados.

Historicamente, a visibilidade dos serviços advocatícios sempre se concentrou no início e no final da atuação do advogado. Normalmente, o cliente solicita um serviço, o advogado diz o que será feito e retorna, após um tempo, com o trabalho entregue.

E na maioria das vezes, quando o trabalho é entregue, há uma série de ajustes que poderiam ter sido evitados, se algumas informações tivessem sido compartilhadas durante a construção de um documento, por exemplo, evitando um trabalho desnecessário.

Ou seja, além de conseguir se antecipar a mudanças com muito mais agilidade e gerar alto valor ao cliente, na medida em que ele consegue visualizar a evolução do trabalho e se sente parte integrante daquela solução, também evita-se o retrabalho, com o compartilhamento de informações durante a execução do serviço e não após o trabalho ter sido concluído. Isso tudo, claro, sem falar na diminuição de ansiedade do cliente ao conseguir acompanhar o andamento dos trabalhos.

Em outras palavras: mais valor, com menos esforço e com muito mais retorno ao cliente. De uma forma simples, eficiente e factível.

2. Dentro das equipes jurídicas:

Incorporar a agilidade dentro do universo jurídico não significa apenas mudar a forma como se lida com o cliente, mas, principalmente, a forma como se trabalha em equipe, seja no trabalho individual dos advogados, dentro dos times jurídicos ou nas relações com outras equipes.

a) Como o ágil impactará no dia a dia dos advogados

Foco em entregas de resultado:

Para ter mais agilidade no dia a dia, é preciso abandonar posturas reativas e assumir uma abordagem muito mais proativa, focada muito mais na prevenção do que na contenção de litígios. É importante que o advogado pare de focar apenas no que foi demandado pelo cliente e pense junto com ele soluções para os desafios comerciais enfrentados.

Para tanto, é fundamental que, nós, advogados, entendamos a fundo o modelo de negócio do nosso cliente – e não apenas o Direito – para conseguirmos propor a melhor solução.

O foco deixa de ser simplesmente na entrega do serviço jurídico em si e passa a ser na efetiva resolução do problema, que pode ser através de soluções jurídicas propriamente ditas ou não.

Uma coisa por vez

Toda tarefa que foi iniciada e ainda não foi concluída não gerou resultados e, portanto, é um desperdício de tempo e energia sem nenhum retorno.

Em tempos em que somos constantemente bombardeados com informações a todo momento, saber focar em uma única tarefa é o que fará com que consigamos entregar tarefas com mais rapidez e qualidade.

Saber priorizar tarefas

O grande objetivo do advogado ágil é gastar mais tempo com tarefas importantes e menos tempo com tarefas desnecessárias, que não agregam valor. Entenda-se como importância tudo aquilo que agregue valor ao serviço ou ao cliente final, o que não necessariamente significa que tenha um prazo.

Clareza do que afeta seu desempenho

Para entregar mais resultados em menos tempo e com menos custo é imprescindível ter clareza dos seus gargalos de produtividade individuais, isto é, tudo aquilo que nos impede de produzir cada vez mais.

Desde a caixa de entrada lotada de e-mails e interrupções indesejadas por outras áreas até o uso de redes sociais durante o dia ou a falta de estrutura adequada para trabalhar em home office, estar ciente do que nos atrapalha a sermos mais eficientes é sempre o primeiro passo para mudarmos.

Mas não basta apenas ter clareza. O advogado ágil precisará ter atenção contínua em tudo que está lhe atrapalhando para conseguir eliminar esses obstáculos.

Simplicidade

Um dos princípios basilares do advogado ágil é a simplicidade do serviço, isto é, o foco na solução efetiva do problema e não em meras formalidades. Nesse sentido, conversas francas e abertas com o cliente podem ser muito mais eficazes do que várias páginas de um parecer jurídico.

Horizontalidade

Compreender o ágil significa adotar um conceito de time, onde todos são iguais e igualmente responsáveis pelos resultados obtidos pela equipe.

Uma vez estabelecido quais serão os times de trabalho, não há hierarquia entre os seus integrantes, nem segregação de cargos ou informações. Todos trabalham juntos em prol de um mesmo resultado: entregar valor real ao cliente.

Todos têm voz ativa e de igual peso na tomada de decisão, o que para em muitos lugares, onde a hierarquia predomina e o trabalho é dividido em silos, pode parecer uma verdadeira ofensa.

b) Como o ágil impactará no dia a dia dos times jurídicos:

Autonomia

Talvez a maior mudança de uma abordagem tradicional para uma pautada na agilidade seria a concepção de times jurídicos autônomos, isto é, times auto-organizáveis e autogerenciáveis.

Dentro de uma perspectiva ágil, o time define como será feito o trabalho e não os líderes ou gestores. Apesar de não decidir qual o trabalho que será feito, o time tem voz e poder de decisão de escolher a forma como eles irão trabalhar e encontrar a melhor solução jurídica para aquele caso.

Transparência

Em equipes jurídicas tradicionais normalmente não se tem tanta visibilidade do trabalho que está sendo feito pelo restante do time e justamente essa falta de transparência acaba gerando uma série de outras atividades redundantes, que servem apenas para informar o andamento dos trabalhos, como: reuniões em equipe, relatórios, planilhas e centenas de e-mails enviados e recebidos diariamente.

Numa abordagem ágil, para que a equipe consiga ter um bom funcionamento, é fundamental que haja transparência entre todos, sem exceção. Todo mundo visualiza o progresso do trabalho do time. Todas as informações necessárias para a conclusão de uma tarefa ficam centralizadas num mesmo lugar e visível a todos. É a partir daí que todos passam a ter uma sensação de pertencimento ao trabalho e não de serem apenas parte de uma engrenagem.

Colaboração

Com transparência e autonomia, surge a colaboração, outro fator quase inexistente na realidade da maior parte dos times jurídicos.

Equipes jurídicas ágeis se ajudam entre si, justamente por entenderem que a responsabilidade das tarefas é de toda a equipe e não apenas de um advogado específico. Todo o time é responsável pelo resultado obtido pelo cliente e não apenas pelo serviço que foi solicitado.

Comunicação mais simples e objetiva

Equipes ágeis prezam pela eficiência na comunicação e interações diretas entre seus indivíduos. Processos e ferramentas devem servir ao advogado e não o contrário.

Nesse cenário, gastar horas para escrever e-mails internamente entre a equipe passa a ser algo inaceitável para quem preza por máxima eficiência. Comunicações simples, mas que sejam diretas e assertivas, valem muito mais do que meras formalidades.

Times felizes geram mais resultados

Não há como fazer os clientes felizes sem, antes, sermos felizes com o nosso próprio trabalho.

A felicidade precede a produtividade. Equipes que não estão se sentindo felizes no trabalho naturalmente tendem a ser mais improdutivas e a entregar menos resultados. Por isso, equipes jurídicas ágeis devem refletir constantemente sobre como cada integrante está se sentindo em relação ao seu trabalho e seu papel na empresa/escritório.

Desenvolvimento contínuo da equipe

Equipes jurídicas ágeis nunca estão prontas, mas sempre melhorando a cada dia, num processo de desenvolvimento contínuo e de constantes aprendizados com o próprio time e com os feedbacks dos clientes.

Para isso, é importante sempre refletir frequentemente sobre quais fatores estão impedindo a equipe de ser ainda melhor e quais pontos positivos devem ser mantidos.

c) Como o ágil impactará na relação com outras equipes:

Equipes multifuncionais

Os impactos do ágil no mundo jurídico também permitirá com que equipes multidisciplinares e multifuncionais interajam entre si para oferecer um melhor resultado ao cliente.

As equipes devem possuir todas as habilidades necessárias para concluir suas demanda do início ao fim. Isso significa que, muitas vezes, você vai precisar de pessoas de várias áreas do Direito (e também de outras áreas) num mesmo time para conseguir resultados expressivos.

Definitivamente, a forma como nós, advogados, trabalhamos não se sustentará por muito tempo. Seja em razão de nossa própria saúde física e mental ou pela necessidade de mudança que o mercado já exige.

Por isso que a única forma forma de qualquer advogado se manter competitivo nos próximos anos é mudando completamente a forma de se trabalhar.

A grande transformação ágil que impactará o mercado jurídico será impulsionada pelo caráter humanista que existe dentro da cultura. Entender o indivíduo como um agente transformador e não uma parte de uma engrenagem, como hoje ainda acontece no mundo jurídico.

O segredo para atingir máxima eficiência está justamente no empoderamento das pessoas que estão ao nosso lado. É preciso apoiá-las e dar confiança para que executem o trabalho, dando-lhes o suporte necessário e o ambiente adequado.

Somente mudando nossa forma de enxergar o trabalho e as pessoas à nossa volta que mudamos a forma como atendemos nosso cliente e conseguimos gerar muito mais resultados.

Referências:

SUTHERLAND, Jeff; SUTHERLAND, J.J. Scrum: a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo. Rio de Janeiro: Sextante, 2019.

RIGBY, Darrel; ELK, Sarah; BEREZ, Steve. Ágil do jeito certo: transformação sem caos. São Paulo: Benvirá, 2020.

FEIGELSON, Bruno; BECKER, Daniel; RAVAGNANI, Giovani. O Advogado do amanhã: estudos em homenagem ao professor Richard Susskind. São Paulo: Thomson Reuters Brasil, 2019.

(*) Bruno Figueiroa – Advogado, head de Customer Succes na Lawgile e responsável por ensinar a cultura da agilidade nos escritórios e departamentos jurídicos. Também atua como Scrum Master de equipes jurídicas.

Fonte: https://www.jota.info/opiniao-e-analise/colunas/regulacao-e-novas-tecnologias/a-forma-como-nos-advogados-aprendemos-a-trabalhar-esta-errada-20022021 acessado em 21 de fevereiro de 2021.